Hari pertama: saldo awal

Perusahaan Anda tidak lahir pada hari aplikasi ini dipasang. Sudah ada uang di bank, pelanggan yang belum bayar, utang ke pemasok, dan barang di gudang. Saldo awal adalah cara memberi tahu mesinnya keadaan itu, sekali, sebagai satu jurnal bertanggal sehari sebelum Anda mulai.

Kalau dilewati, tidak ada yang gagal — dan itu justru masalahnya. Aplikasi akan bekerja dengan sempurna di atas asumsi bahwa perusahaan Anda dimulai dari nol: laba bulan pertama akan terlihat luar biasa (karena penerimaan piutang lama tercatat sebagai pendapatan baru), neraca tidak akan seimbang dengan kenyataan, dan yang menemukannya adalah akuntan Anda beberapa bulan kemudian.

• Saldo awal dimasukkan SEBELUM transaksi pertama. Sesudahnya ia masih bisa dibetulkan, tetapi setiap laporan yang sudah dicetak di antaranya salah.
• Piutang dan utang dimasukkan per pelanggan/pemasok, bukan sebagai satu total — kalau tidak, tidak ada yang bisa menjawab “siapa yang belum bayar”.
• Jumlah sisi kiri dan kanan harus sama. Selisihnya bukan untuk dibulatkan; ia berarti ada yang belum dihitung.

1. Daftarkan dulu master-nya — pelanggan, pemasok, dan barang. Saldo awal per pihak mustahil diisi kalau pihaknya belum ada.
2. Isi saldonya PER pelanggan, per pemasok, dan per barang — bukan sebagai satu total.
3. Periksa jumlah sisi kiri dan sisi kanan sampai sama. Selisih bukan untuk dibulatkan.
4. Simpan sebelum transaksi pertama dicatat. Sesudahnya masih bisa dibetulkan, tetapi setiap laporan yang dicetak di antaranya salah.

Semua itu menuntut daftarnya sudah ada lebih dulu: piutang awal per pelanggan mustahil diisi kalau pelanggannya belum terdaftar, dan stok awal per barang mustahil kalau barangnya belum ada. Mengetik ulang ratusan baris dari Excel adalah pekerjaan yang tidak perlu dilakukan siapa pun — Impor Data Awal memindahkannya langsung dari berkas yang sudah Anda punya.

• Unduh templatnya lebih dulu. Ia sudah berisi judul kolom yang benar, satu baris contoh, dan lembar Petunjuk.
• Urutan kolom bebas — kolom dikenali dari JUDULNYA. Kolom tambahan dari aplikasi lama Anda diabaikan, bukan ditolak.
• Kalau ada SATU baris yang salah, tidak ada yang disimpan. Setiap masalah dilaporkan beserta nomor barisnya, supaya diperbaiki sekaligus lalu diunggah ulang.
• Nama yang sudah ada dilewati, tidak pernah ditimpa. Mengunggah berkas yang sama dua kali tidak menggandakan apa pun, dan tidak menghapus suntingan yang Anda buat sesudahnya.