Kenapa bulan yang sudah selesai dikunci
Apa yang berubah saat sebuah periode ditutup, dan bagaimana mengoreksi sesuatu sesudahnya.
±1 menit baca
Menutup periode berarti menyatakan satu bulan SELESAI: sesudah itu tidak ada transaksi baru yang boleh mendarat di dalamnya, dan tidak ada transaksi lama di dalamnya yang boleh diubah. Aplikasi menolaknya di server, bukan menyembunyikan tombolnya — jadi penolakannya berlaku juga untuk impor, penyesuaian stok, dan setiap jalur yang belum terbayang saat halaman ini ditulis.
Kenapa perlu: laporan bulanan diberikan kepada pihak luar — bank, pemegang saham, kantor pajak. Sekali angka itu keluar, ia menjadi janji. Tanpa kunci, sebuah faktur yang disimpan hari ini dengan tanggal dua bulan lalu akan mengubah laporan yang sudah dikirim, tanpa satu pun tanda di layar. Yang menemukannya bukan Anda, melainkan orang yang membandingkan dua salinan laporan yang seharusnya sama.
Kalau ternyata ada yang salah di bulan terkunci
Jawabannya sama dengan jawaban akuntansi sejak dulu: koreksi dicatat di bulan BERJALAN, bukan disisipkan mundur. Anda membuat transaksi baru bertanggal hari ini yang membetulkan dampaknya. Laporan bulan lalu tetap seperti yang sudah dikirim; laporan bulan ini memuat koreksinya, dan selisihnya bisa dijelaskan karena ada barisnya.